Administrateur de propriété / Property Administrator

About GWL Realty Advisors

GWLRA is a leader in both the commercial and multi-residential real estate industries. Driven by our values of Integrity, Ambition, Creativity, and Empathy, our vision is to be a sustainable company known for exceptional real estate management, trusted advice, and outstanding service by consistently fulfilling our mission to deliver strong, long-term results for our clients.

Nousrecherchons un administrateur de biens pour nous aider dans diverses tâches administratives, notamment le traitement et la mise à jour des dossiers des locataires, le dépôt des chèques de location, le traitement des reçus de loyer des locataires et le codage des factures de propriété pour le paiement.

RESPONSABILITÉS

Traitement des paiements

• Déposer les chèques de location sur les comptes bancaires appropriés de la CIGWL, coder les chèques des locataires, photocopier les chèques et enregistrer les rentrées d'argent sur les comptes des locataires dans le système comptable,
• Effectuer toute la gestion des comptes de location et des factures, y compris les rapprochements, la mise à jour des dossiers, les recouvrements et toutes les tâches connexes,
• Identifier et codifier les dépenses d'exploitation, émettre des bons de commande et s'assurer que les factures correspondent aux bons de commande en termes d'exactitude et de précision des affectations ; veiller à ce que le traitement soit effectué dans les délais,
• Classer par ordre de priorité les factures de frais d'exploitation des biens immobiliers qui nécessitent un paiement immédiat,
• Tenir des registres de contrôle des factures de services publics, d'impôts fonciers, de location et de dépenses d'investissement, assurer l'administration du suivi des services publics,
• Procéder à la refacturation des locataires.

Rapport

• Préparer, traiter et soumettre des rapports comptables mensuels tels que les comptes créditeurs, les transferts de fonds électroniques, l'enregistrement des chèques sans provision, le dépôt des chèques de location et le rapport mensuel sur les dépenses d'investissement,
• maintenir un système de classement précis à des fins d'audit et de référence
• Compléter les explications sur les écarts pour les rapports mensuels sur les biens immobiliers,
• Tenir à jour les feuilles de suivi de la consommation et des coûts des services publics.

Support administratif

• Assister le directeur des opérations et le directeur immobilier dans la compilation et la maintenance de l'ensemble de la documentation, des classeurs, des dossiers, de l'archivage électronique, des rapports de dépenses et de diverses tâches administratives.
• Travailler en étroite collaboration avec divers groupes internes pour veiller à ce que tous les aspects administratifs des baux de location soient respectés,
• Collecter, examiner et suivre les certificats d'assurance des entrepreneurs et veiller au respect des politiques,
• Participer à la fonction d'audit annuel en localisant et en copiant les factures à des fins d'audit et de vérification.

Relations avec les locataires/communications

• Traiter diverses demandes de renseignements internes et externes de la part des fournisseurs concernant le paiement des factures.
• Recueillir, examiner et suivre les certificats d'assurance des locataires et correspondre avec les locataires pour s'assurer de la conformité aux politiques et aux exigences du bail.
• Prendre les demandes de service des locataires et les transmettre à la bonne personne ou au bon entrepreneur.

QUALIFICATIONS

• 2 ans et plus d'expérience dans l'administration de biens immobiliers/la comptabilité de biens immobiliers
• Expérience préalable dans le domaine de l'immobilier requise
• Bilinguisme en français et en anglais (écrit et oral) exigé
• Formation post-secondaire dans une discipline connexe
• Familiarité avec Microsoft Office, Microsoft PowerPoint et Microsoft Excel
• Passionné(e) par l'industrie et aspirant(e) à y développer une carrière à long terme
• Très bien organisé, avec un grand souci du détail et à l'aise pour travailler dans un environnement où les délais sont courts et où le rythme est soutenu
• Solides compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, avec une grande capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle et toujours à la recherche de moyens de se surpasser.
• Une personne collaborative qui travaille dur et qui aime s'amuser au travail.
• Une expérience avec le système Yardi et/ou Angus serait considérée comme un atout.

We’re looking for a Property Administrator to assist with a variety of administrative functions including processing and maintaining tenant files, depositing rental cheques, processing tenant rental cash receipts, and coding property invoices for payment.

RESPONSIBILITIES

Payment Processing

• Deposit rental cheques to appropriate GWLRA bank accounts, code tenant cheques, photocopy cheques and record cash receipts to Tenants’ accounts in the accounting system,
• Perform all rental account and invoice administration, including reconciliations, record maintenance, collections and all related tasks,
• Identify and code operating expenses, issuing purchase order, and ensuring invoices match to purchase orders for accuracy and accurate allocations; ensure timely processing,
• Prioritize property operating expense invoices that require immediate payment,
• Maintain control logs of property utility, property tax, leasing and capital expenditure invoices, utility tracking administration,
• Proceed with the tenant charge backs,

Reporting

• Preparing, processing, and submitting monthly accounting reports such as accounts payable, electronic fund transfers, NSF recording, deposit of rental cheques and monthly capital expenditure report,
• Maintain an accurate filing system for audit and reference,
• Complete variance explanations for the monthly property reports,
• Maintain utilities consumption and costs tracking sheets

Administrative Support

• Assisting Operations Manager and Property Manager with compilation and maintenance of all documentation, binders, files, electronic filing, expense reports, and various administrative duties.
• Work closely with various internal groups to ensure all administrative aspects of Tenancy Leases are maintained,
• Collecting, reviewing, and tracking contractor insurance certificates and to ensure compliance to policies,
• Assist in annual audit function by locating and copying invoices for audit and verification purposes.

Tenant Relations/Communications

• Handle a variety of internal and external vendor inquiries regarding invoice payments
• Collecting, reviewing, and tracking tenant insurance certificates and corresponding with tenants to ensure compliance to policies and lease requirements.
• Taking the tenant service request and dispatch to the right person/contractor,

QUALIFICATIONS

• 2 + years of experience in property administration/real estate property accounting
• Previous real estate related experience required
• Bilingual in French & English (written & verbal) required
• Post-secondary education in related discipline
• Familiar with Microsoft Office, Microsoft PowerPoint and Microsoft Excel
• Passionate about the industry and aspiring to develop a long-term career in it
• Highly organized with a strong attention to detail and comfortable working in a deadline driven fast paced environment
• Strong communication and interpersonal skills with a high-level capacity to multitask
• Excellent customer service abilities and always looking for ways to go above & beyond
• A collaborative person who is hard working and likes to have fun at work
• Experience with Yardi and/or Angus system would be considered an asset

• 3 weeks of vacation per year
• 3 paid personal days per year
• Eligible to participate in our annual bonus program
• Half-day every Friday before a long weekend
• Up to $2,000 annual education allowance
• Up to $5,000 annual mental health coverage, plus other comprehensive benefits and savings programs
• A friendly, welcoming, and supportive culture
• Many social and team events!

This is a full time position