Ambassadeur du milieu de travail – Accueil/ Workplace Ambassador- Front Desk

Job summary

Welcome and assist employees and visitors, explain workplace procedures, manage access cards, and coordinate visitor navigation and parking. Support office operations by coordinating events and room bookings, managing mail and supplies, maintaining access reports, and helping keep the workplace clean, safe, and welcoming.

Job details

English Version Below Bilinguisme (anglais et français) requis** Vous recherchez un poste où vous pouvez avoir un impact réel sur le quotidien des employés et des visiteurs ? Rejoignez-nous en tant qu'Ambassadeur ou Ambassadrice de l'environnement de travail (Accueil) et soyez ce premier point de contact, à la fois chaleureux et efficace, qui crée une atmosphère accueillante pour tous ceux qui franchissent nos portes. C'est l'occasion idéale de soutenir une équipe dynamique, de contribuer à une culture d'entreprise positive et d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, tout en développant des compétences clés dans un environnement collaboratif. Date de début : Dès que possible Lieu : Sur site, au centre-ville de Montréal Durée : 4 semaines avec possibilité de prolongation Aperçu Du Poste En tant qu'Ambassadeur ou Ambassadrice de l'environnement de travail, vous incarnerez l'image de notre organisation. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes chargées des installations, les clients et les visiteurs pour offrir un service de qualité supérieure. Axé sur la création d'une expérience de travail fluide et de haut niveau, votre rôle consistera à soutenir les opérations de bureau, à accueillir les invités, à gérer les accès et à veiller au bon fonctionnement quotidien de l'espace de travail. Ce poste offre des perspectives d'évolution, de la flexibilité et la possibilité de tisser des liens significatifs dans un cadre professionnel. Principales Responsabilités Accueillir chaleureusement les visiteurs et les employés, en offrant une assistance courtoise et éclairée en tout temps. Accompagner les nouvelles recrues et les visiteurs en expliquant les procédures internes, notamment la réservation de salles de réunion et les systèmes d'accès. Gérer les cartes d'accès, orienter les visiteurs dans le bâtiment et coordonner le stationnement. Appuyer la logistique des événements et les réservations de salles pour garantir le bon déroulement des réunions et des rassemblements. Assurer l'organisation de la salle du courrier, réceptionner et trier les colis entrants, et préparer les envois sortants. Gérer les fournitures de bureau et les rapports d'accès de sécurité, et veiller au respect des politiques internes (ex. : politique de bureau rangé, gestion des casiers). Participer aux vérifications périodiques des postes de travail et contribuer au maintien d'un environnement propre, sûr et accueillant. Qualifications Requises Bilinguisme (anglais et français). 1 à 3 ans d'expérience pertinente dans le service à la clientèle, l'accueil ou des fonctions de soutien administratif. Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Maîtrise de la suite MS Office et compétences informatiques de base. - Motivé(e) et proactif(ve), capable de travailler aussi bien en autonomie qu'en équipe. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à faire preuve d'organisation et à travailler sous pression. Disponibilité pour commencer tôt (avant 8 h) et travailler de 8 h à 16 h, pause incluse. Atouts Appréciés Expérience préalable à la réception ou à l'accueil d'une entreprise. Expérience dans la gestion du contrôle d'accès ou de la logistique de bureau. Rejoignez-nous pour une mission initiale de quatre semaines, avec possibilité de prolongation et d'embauche en CDI. Ce poste est une excellente occasion de développer vos compétences au sein d'un environnement de travail dynamique ; votre présence chaleureuse et professionnelle donnera le ton de la journée pour tout le monde ! Si vous êtes une personne avenante et fiable, désireuse de contribuer à un environnement de bureau accueillant et efficace, nous aimerions faire votre connaissance. Postulez dès maintenant et rejoignez une équipe clé ! Must be Bilingual in English and French** Looking for a role where you can make a real difference in the daily experience of employees and visitors? Join us as a Bilingual Workplace Ambassador - Front Desk, and be the friendly, efficient first point of contact that creates a welcoming environment for everyone who walks through our doors. This is your opportunity to support a dynamic team, help foster a positive workplace culture, and ensure smooth daily operations—all while developing key skills in a collaborative setting. Start Date: ASAP Location: Onsite Downtown Montreal Duration: 4 weeks with possibility of extension Overview As a Workplace Ambassador, you will serve as the face of our organization, working closely with facilities teams, clients, and visitors to deliver top-notch service. With a focus on creating a seamless and high-quality workplace experience, your role will involve supporting office operations, greeting guests, managing access, and ensuring the workspace runs smoothly day-to-day. This position offers a foundation for growth, flexibility, and the chance to build meaningful connections in a professional environment. Key Responsibilities Greet visitors and employees warmly, providing courteous and knowledgeable assistance at all times. Support new hires and visitors by explaining workplace procedures, including meeting room bookings and access systems. Manage entry access cards, help visitors navigate the building, and coordinate parking arrangements. Support event setups and room reservations to ensure smooth meetings and gatherings. Maintain organization of the mailroom, receive and sort incoming packages, and prepare outgoing shipments. Assist with office supplies, security access reports, and enforce policies such as clean desk and locker management. Support periodic workstation reviews and help maintain a clean, safe, and welcoming environment. Must-Have Qualifications Bilingual in English and French. 1-3 years of relevant experience in customer service, reception, or support roles. Strong communication and interpersonal skills. Proficiency with MS Office suite and basic computer skills. Self-motivated, proactive, and capable of working independently or as part of a team. Ability to multitask, stay organized, and work under pressure. Availability to start early (before 8 am) and work from 8 am to 4 pm, including one break. Nice-to-Have Previous experience in a corporate reception or front desk environment. Experience managing access control or office logistics. Join us for an initial four-week term, with potential extension and possibility for permanent placement. This role offers an exciting chance to develop your skills in a vibrant workplace—your friendly, professional presence will set the tone for everyone’s day! If you're personable, dependable, and eager to contribute to a welcoming and efficient office environment, we want to hear from you. Apply now and become a key part of our team! #INDHRC

What you’ll do

Welcome and assist employees and visitors, explain workplace procedures, manage access cards, and coordinate visitor navigation and parking. Support office operations by coordinating events and room bookings, managing mail and supplies, maintaining access reports, and helping keep the workplace clean, safe, and welcoming.

Requirements

Applicants must be bilingual in English and French and have 1–3 years of relevant customer service, reception, or administrative support experience. They should have strong communication and organizational skills, basic computer skills and Microsoft Office proficiency, and be available to work from 8 a.m. to 4 p.m. after starting before 8 a.m.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Organization · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• interpersonal communication · Preferred
• working under pressure. · Preferred
• basic computer skills · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Bilingual Communication
• Customer Service
• Reception
• Interpersonal Communication
• Microsoft Office
• Basic Computer Skills
• Visitor Assistance
• Access Control
• Office Logistics
• Event Coordination
• Meeting Room Reservations
• Mailroom Management
• Organization
• Multitasking
• Teamwork
• Working Under Pressure

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Security & Safety
• Logistics

More jobs from HRConnects