Associé administratif (temporaire - 6 mois)

Original job posting

The administrative associate will manage front-desk reception duties, greet clients, and facilitate the patient intake process. They will also collaborate with medical staff and internal departments to ensure patient files are accurately prepared and processed within established timelines.

Job details

Description Lieu : 600 boulevard de Maisonneuve Ouest, Montréal H3A 3J2Statut : Temporaire (6 mois), temps plein (37.5 heures/semaine)Horaire : Lundi au vendredi 7h00 à 17h Créez des expériences exceptionnelles pour les clients. Joignez-vous à notre équipe Notre équipe est composée de professionnels dynamiques, orientés vers une livraison de service efficace en toute confidentialité et sans faille. Vous savez naviguer dans un environnement en constante évolution? Vous êtes organisé, méthodique et le multi-tâches est votre allié? Lisez ce qui suit! Voici l’influence que vous aurez et ce que nous accomplirons ensemble Notre bureau médical est au cœur de nos transactions et de nos relations patients/clients. Vous aurez à interagir de façon régulière avec notre clientèle en utilisant diverses approches et outils à votre disposition. Vous renseignerez notre clientèle sur l'état de leur visite, de documents ou informations à fournir, sur nos processus d'affaires, etc. Vous serez en relation avec nos fournisseurs de service afin d'assurer l'obtention de nos résultats médicaux dans le but de finaliser les dossiers dans les délais prescrits. Vous aurez également à travailler étroitement en collaboration et de communiquer avec vos collègues internes, externes et médecins concernant la finalisation de nos dossiers médicaux. Voici comment Accueillir les clients de façon professionnelle et agréable à la réception Répondre aux appels provenant de l’interne Remettre aux candidats divers formulaires à remplir avant de rencontrer les professionnels de la santé et s'assurer que tout est complété en bonne et due forme avant d'autoriser leur départ Travailler en étroite collaboration avec la coordonnatrice afin de s'assurer du bon roulement des opérations et respecter les heures de rendez-vous Communiquer et collaborer avec différents départements à l’interne à des fins de maximisation des processus et de livraison de service Monter les dossiers patients selon les protocoles établis selon les rendez-vous pris dans l’horaire du médecin et infirmières Scanner les dossiers patients dans notre DME Qualifications Vous possèdez Diplôme d’études secondaires 1 à 2 années d’expérience dans un poste similaire ou en travail de bureau Bilinguisme (parlé et écrit) Bonne connaissance de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), habilitées informatiques Personne minutieuse, méthodique et attentionnée aux détails Autonomie et sens de l’organisation développés Orienté vers l’excellence au service à la clientèle Esprit d’équipe démontré Atouts Formation en secrétariat/secrétariat médical Expérience en milieu médical Une connaissance intermédiaire de l'anglais est requise, car vous serez appelé(e) sur une base régulière à interagir en anglais avec des parties externes (par ex. clients, fournisseurs ou partenaires externes); à interagir en anglais avec des parties internes (par ex. collègues ou parties prenantes); à travailler dans un environnement informatique anglais dans le cadre des tâches liées à ce poste dont la portée est nationale.

What you’ll do

The administrative associate will manage front-desk reception duties, greet clients, and facilitate the patient intake process. They will also collaborate with medical staff and internal departments to ensure patient files are accurately prepared and processed within established timelines.

Requirements

Candidates must have a high school diploma and 1 to 2 years of experience in a similar office or administrative role. Proficiency in Microsoft Office and bilingualism in English and French are required for this position.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Customer service
• Data entry
• Medical office procedures
• Microsoft Office
• Outlook
• Excel
• Word
• Bilingualism
• Organization
• Multitasking
• Attention to detail
• Communication
• Teamwork
• Scanning
• Patient file management
• Administrative Support
• Professionalism
• Bilingual (French/English)
• Multilingualism
• Medical Records
• Customer Service
• Confidentiality
• Data Entry
• Data Management
• File Management
• Medical Office Procedures
• Microsoft Outlook
• Operations
• Scheduling
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Customer Service & Support
• Unclassified
• Administrative Clerk / Coordinator
• General Office Clerks
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive