Préposé·e à l'accueil dans les écoles (35.00 hrs/sem)

Job summary

The role involves managing school reception duties, including greeting visitors, handling phone calls, and processing mail. Additionally, the incumbent will provide administrative support, maintain school records, and manage student attendance and facility bookings.

Job details

Description de l'entreprise Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique. Nous sommes reconnaissant·e·s de prospérer sur ces territoires tout en prenant soin des familles et des enfants qui comptent pour nous afin de leur assurer un avenir rayonnant. Rejoindre notre équipe au Conseil scolaire francophone de la Colombie-Britannique, c'est saisir une belle opportunité de contribuer à l'épanouissement de la francophonie en milieu minoritaire dans un environnement éducatif dynamique qui incarne les principes d'apprentissage autochtones et valorise les apprentissages universels. Riche de nos 47 écoles à travers toute la province, nous sommes engagé·e·s envers la réussite de chacun de nos élèves. L'inclusion et la bienveillance au CSF sont les piliers de notre approche éducative. Tous-tes nos élèves sont accueilli·e·s dans un environnement scolaire inclusif et sécuritaire, adapté à leurs spécificités culturelles et individuelles, favorisant ainsi leur réussite scolaire et leur bien-être personnel. Pour savoir plus sur le CSF, visitez notre site internet. Description du poste Affichage (poste): #26-27/PA.001 Type de poste: Temporaire Répartition: 10 mois du calendrier scolaire (1er septembre au 30 juin) Taux horaire: 29.43$/heure, selon l’échelle de la convention collective Date de début du contrat: 04/01/2027 Date de fin du contrat: 17/12/2027 Date de début d’affichage: 27/10/2026 Date de fin d’affichage: 02/11/2026 Accueillir et diriger les visiteurs, les fournisseurs et les prestataires externes selon les procédures de sécurité en vigueur (ex: faire remplir le registre d’entrée et de sortie ; remettre les cartes de visiteurs etc.) ; Exécuter les fonctions de réceptionniste, répondre et/ou transférer les appels téléphoniques via la messagerie vocale, répondre et/ou transférer les courriels et/ou les demandes internes et externes d’ordre général aux personnes responsables, selon les instructions et procédures en vigueur ; Assurer la création, le maintien et le classement des dossiers et documents et faire les entrées et les mises à jour dans diverses bases de données lorsqu’applicable ; Exécuter des tâches de support administratif auprès des membres du bureau administratif de l’école lorsqu’applicable ; Recevoir, classer et distribuer le courrier, les colis et les télécopies ; Gérer les absences des élèves et les enregistrements associés dans le système d’informations des élèves et communiquer avec les parents lorsqu’applicable ; Maintenir l’ordre de l’infirmerie et de la salle de photocopie (réapprovisionnement) ; Tenir à jour l’horaire hebdomadaire de location de salles ; Distribuer les clés et tenir à jour le répertoire de prêt ; S’occuper de la réservation d’autobus lors de sortie éducatives, ainsi que des présences et départs hâtifs ; Accomplir toute autre tâche connexe. Qualifications Être titulaire d’un diplôme d'étude secondaire ou l'équivalent ; Un minimum de trois (3) mois d'expérience antérieure dans le domaine ; Capacité à travailler au quotidien en assurant la confidentialité ; Maîtriser les logiciels de bureautique et de bases de données ; Offrir un service à la clientèle de qualité en faisant preuve d’entregent, de serviabilité et de diplomatie ; Être minutieux et rigoureux dans l'accomplissement de son travail ; Bonne habileté à organiser son travail et à gérer ses priorités efficacement dans un environnement dynamique sujet à des interruptions fréquentes ; Bonne maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit). Informations supplémentaires Nous vous encourageons à soumettre votre candidature en ligne en français. Nous tenons à remercier tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt pour ce poste. Veuillez noter que seules les personnes convoquées en entrevue seront contactées. Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique. Catégorie: Personnel de soutien

What you’ll do

The role involves managing school reception duties, including greeting visitors, handling phone calls, and processing mail. Additionally, the incumbent will provide administrative support, maintain school records, and manage student attendance and facility bookings.

Requirements

Candidates must hold a high school diploma or equivalent and possess at least three months of relevant experience. Proficiency in both French and English, along with strong organizational and customer service skills, is required.

Listed skills

• Time management · Preferred
• French · Preferred
• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• record keeping · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• English · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Receptionist duties
• Customer service
• Administrative support
• Data entry
• Database management
• Record keeping
• Communication
• Diplomacy
• Organization
• Time management
• Confidentiality
• Office software
• French
• English
• Database Management
• Administrative Support
• Record Keeping
• Bilingual (French/English)
• Multilingualism
• Management
• Customer Service
• Data Entry
• Facility Management
• Office Procedures
• Telephone Skills
• Time Management

Job areas

• Administrative
• Education
• Customer Service & Support
• School Receptionist
• Receptionist
• Receptionists (general)
• Receptionists and Information Clerks

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