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Job summary

Analyze and improve administrative processes, develop procedures and tools, and recommend solutions based on business needs. Compile and analyze data, maintain management dashboards and reports, advise teams, coordinate projects and tenant complaints, and monitor assigned files and compliance.

Job details

La Société d’habitation et de développement de Montréal est une société paramunicipale à but non lucratif et financièrement autonome. Chef de file en gestion immobilière et en développement immobilier responsable, elle favorise l’amélioration des milieux de vie des Montréalais en contribuant au développement économique et social de la Ville de Montréal par la mise en valeur d’actifs immobiliers de nature résidentielle, institutionnelle, industrielle, commerciale et culturelle sur son territoire. Elle est à la recherche d’un candidat dynamique et motivé afin de pourvoir de façon temporaire (12 mois) le poste syndiqué d’analyste en procédés administratifs auxiliaire. Sous l’autorité du directeur de la gestion immobilière résidentielle, le titulaire du poste dirige la mise en œuvre et le traitement continu de divers dossiers administratifs et opérationnels au sein de la direction. Pour ce faire, il analyse les besoins, élabore et met en œuvre des techniques professionnelles liées aux méthodes et système administratif dans le but d’améliorer le fonctionnement de la direction. Il est responsable de la bonne exécution et réalisation de tous les dossiers et projets afin de s’assurer de répondent aux attentes organisationnelles. Il contribue aux orientations et aux objectifs de la direction. Quel serait votre quotidien ? Analyse et amélioration des processus Analyser les processus administratifs existants et proposer des opportunités d’amélioration continue pour accroître la performance de la direction ; Développer, documenter et mettre en œuvre des méthodes de travail efficaces ; Élaborer des procédures, guides, politiques et outils administratifs en soutien aux équipes de la direction ; Analyser les besoins d’affaires en collaborant étroitement avec les parties prenantes afin d’identifier les enjeux, les opportunités d’optimisation et les exigences fonctionnelles des solutions recherchées ; Concevoir et recommander des solutions adaptées en fonction des besoins exprimés, en évaluant différentes options pour maximiser la valeur ajoutée ; Rédiger des analyses détaillées et des recommandations, en documentant clairement les besoins, les contraintes et les solutions envisagées pour assurer une mise en œuvre efficace de la performance globale ; Préparer des rapports et des plans d’action en fonction des besoins de la direction. Gestion de l’information et des données Collecter, compiler, analyser et interpréter des données administratives ; Effectuer des recherches, analyser des statistiques et préparer des études et présentation pour la direction ; Préparer, maintenir et optimiser les tableaux de bord de la direction, rapport de gestion, notamment au moyen d’outils analytiques afin d’appuyer la prise de décision stratégique ; Assurer l’intégrité, la qualité et la confidentialité de l’information ; Soutien-conseil Conseiller les gestionnaires et les équipes de la direction quant aux meilleures pratiques administratives et les accompagner dans la mise en place de nouveaux processus ou systèmes ; Participer à des comités de travail et à des groupes de projet. Coordination administrative Mettre en place des mécanismes de contrôle pour certains dossiers (échéanciers, relances) ; Collaborer à la planification et à la coordination de projets, notamment en assurant l’organisation matérielle de diverses réunions et rédiger, le cas échéant les comptes rendus et en assurer le suivi ; Fournir régulièrement, au directeur, des mises à jour sur l’état d’avancement des dossiers sous sa responsabilité ; Transmettre aux différentes directions ou organismes les données requises ; Rendre compte des progrès de toutes les activités qui lui sont assignées lors des réunions de projet ; Coordonner et effectuer le suivi des plaintes des locataires en collaboration avec la direction des communications, des relations publiques et de l’expérience client ; Veiller au respect des politiques, procédures, règlements et normes en vigueur à la SHDM ; Effectuer toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur. Correspondez-vous au profil recherché ? Diplôme universitaire de premier cycle en administration, en sciences humaines ou toute autre discipline universitaire en lien avec le poste ; Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience en analyse administrative, gestion de processus, gestion de projets ou amélioration continue ; Détenir une expérience en production de rapports et en analyse de données ; Maîtrise des outils de la suite Microsoft 365 (Excel, Word, Power BI, SharePoint, Teams). Connaissance des principes de gestion de projet et d’amélioration continue ; Connaissance des pratiques de gestion documentaire et de la gouvernance de l’information ; Excellente capacité de vulgarisation et de communication, facilitant l’adhésion des parties prenantes aux solutions proposées. Capacité d’analyse et de synthèse, capacité à évoluer dans un contexte de transformation, rigueur et souci du détail, sens de l’organisation du travail et gestion des priorités, autonomie, initiative et esprit d’équipe, habiletés en communication écrite et verbale, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, discrétion et confidentialité et aptitude à résoudre des problèmes complexes. Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera? L’échelle salariale pour le poste se situe entre 81 904 $ et 99 249 $. Des Conditions D’emploi Des Plus Concurrentielles Sont Offertes, Dans Une Entreprise à Taille Humaine Qui Contribue à Répondre Aux Enjeux De L’immobilier Abordable Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine; Facilement accessible en métro : Station Berri UQAM

What you’ll do

Analyze and improve administrative processes, develop procedures and tools, and recommend solutions based on business needs. Compile and analyze data, maintain management dashboards and reports, advise teams, coordinate projects and tenant complaints, and monitor assigned files and compliance.

Requirements

A bachelor's degree in administration, humanities, or a related discipline and at least three years of experience in administrative analysis, process management, project management, or continuous improvement are required. Candidates should have experience producing reports and analyzing data, proficiency with Microsoft 365 tools, knowledge of project management, continuous improvement, document management, and information governance, and strong communication, organizational, analytical, and problem-solving abilities.

Benefits

• Hybrid Work • Remote Work Up To Three Days Per Week

Listed skills

• Power BI · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• Microsoft Teams · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Data analysis · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Process Improvement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Process Analysis
• Process Improvement
• Project Coordination
• Data Analysis
• Report Production
• Dashboard Development
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Power BI
• SharePoint
• Microsoft Teams
• Document Management
• Information Governance
• Stakeholder Communication
• Problem Solving
• Confidentiality

Job areas

• Administrative
• Data & Analytics
• Management & Leadership
• Sales