Assistant(e) administrative et production événementielle
Top Benefits
About the role
Notre entreprise évolue au cœur des événements corporatifs, privés et du spectacle, un environnement où créativité, innovation et excellence opérationnelle se rencontrent.
Pour soutenir notre croissance, nous recherchons une personne organisée, proactive et polyvalente qui deviendra le véritable bras droit de notre directrice de production et qui fera le pont avec la responsable des opérations et la comptabilité. Si vous aimez que tout soit bien planifié, que rien ne soit laissé au hasard et que vous souhaitez contribuer concrètement à la réussite de projets d'envergure, ce poste est pour vous.
Rôle
Assistante admin / production
Contribuer à la préparation des budgets de production et au suivi des dépenses. Faire le pont entre les équipes administratives et les équipes bureau afin d’assurer une gestion saine de la trésorerie des projets. Rédiger les comptes rendus, envoyer les notes et les taches à exécuter. Assister la directrice de production dans la coordination et le suivi des projets. Mettre à jour les outils de production (rétroplannings, pacing, cahiers de charges, plannings, listes de tâches, etc.). Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et opérationnels. Effectuer différentes tâches administratives liées aux projets (contrats, formulaires, réservations, suivis, facturation). · Collaborer avec les équipes internes afin d'assurer une circulation fluide de l'information. · Soutenir la production lors de certains événements, au besoin.
Conditions & environnement
Environnement dynamique, créatif et entrepreneurial. Participation à des événements d'envergure au Québec, au Canada et à l'international. Équipe passionnée, collaborative et bienveillante. Possibilités d'évolution au sein de l'entreprise. Télétravail hybride selon les besoins opérationnels. Horaire flexible avec disponibilité occasionnelle en soirée ou la fin de semaine lors des événements.
Profil recherché
Formation en administration, gestion, événementiel ou toute autre formation pertinente. Bonne maîtrise des processus comptables et des outils de suivi financier liés à la production Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste administratif, de coordination ou de soutien à la production (événementiel : un atout important). Excellentes habiletés organisationnelles et grande rigueur. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités. Esprit d'initiative, autonomie et débrouillardise. Excellent français écrit et parlé; anglais écrit et parlé fonctionnel
Logiciel requis
Très bonne maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams) Expérience avec SharePoint (un atout) Atout : Quickbooks, Dext
Intéressé(e) ou vous connaissez la bonne personne? Écrivez-nous en message privé ou faites-nous parvenir votre candidature. Nous avons hâte de faire votre connaissance!
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Pour soutenir notre croissance, nous recherchons une personne organisée, proactive et polyvalente qui deviendra le véritable bras droit de notre directrice de production et qui fera le pont avec la responsable des opérations et la comptabilité. Si vous aimez que tout soit bien planifié, que rien ne soit laissé au hasard et que vous souhaitez contribuer concrètement à la réussite de projets d'envergure, ce poste est pour vous.
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Assistante admin / production
Contribuer à la préparation des budgets de production et au suivi des dépenses. Faire le pont entre les équipes administratives et les équipes bureau afin d’assurer une gestion saine de la trésorerie des projets. Rédiger les comptes rendus, envoyer les notes et les taches à exécuter. Assister la directrice de production dans la coordination et le suivi des projets. Mettre à jour les outils de production (rétroplannings, pacing, cahiers de charges, plannings, listes de tâches, etc.). Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et opérationnels. Effectuer différentes tâches administratives liées aux projets (contrats, formulaires, réservations, suivis, facturation). · Collaborer avec les équipes internes afin d'assurer une circulation fluide de l'information. · Soutenir la production lors de certains événements, au besoin.
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Formation en administration, gestion, événementiel ou toute autre formation pertinente. Bonne maîtrise des processus comptables et des outils de suivi financier liés à la production Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste administratif, de coordination ou de soutien à la production (événementiel : un atout important). Excellentes habiletés organisationnelles et grande rigueur. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités. Esprit d'initiative, autonomie et débrouillardise. Excellent français écrit et parlé; anglais écrit et parlé fonctionnel
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Très bonne maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams) Expérience avec SharePoint (un atout) Atout : Quickbooks, Dext
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