Adjoint.e administratif.ve*, Placement privé international

Job summary

The administrative assistant will support the International Private Placement team by managing complex travel logistics, agendas, and meeting coordination. They will also facilitate the onboarding of new employees and ensure the smooth operation of internal committees and administrative processes.

Job details

Devenez un actif pour la collectivité ! Faites partie de l’équipe de La Caisse et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois et Québécoises en créant un monde plus durable. Pourquoi vous joindre à nous Impact concret : Contribuez à des investissements qui façonnent l’économie du Québec au sein d’une organisation d’envergure mondiale. Développement accéléré : Travaillez aux côtés de spécialistes généreux de leur savoir, dans un environnement où votre travail vous permet de vous épanouir et de vous dépasser. Environnement collaboratif : Évoluez dans un environnement collaboratif où les échanges spontanés et les apprentissages partagés sont au cœur de notre agilité et de notre efficacité. Au fil des années, nous avons bâti une culture forte qui repose sur quatre piliers : l'ambition pour se dépasser, l'imputabilité pour concrétiser nos convictions, l'ouverture pour s'enrichir grâce à des idées créatives et la collaboration pour nous propulser vers les meilleurs résultats pour la population du Québec. Cet emploi se situe dans la filiale CDPQ Placements Privés. Description d'emploi *Poste temporaire d’une durée de 18 mois Relevant de la Cheffe d'équipe, Administration et soutien à l'investissement, Placement privé, la personne titulaire du poste appuie l’équipe Placement privé International dans la réalisation des objectifs d’affaires en participant au soutien administratif et technique de l’équipe. Elle favorise la collaboration et le travail d’équipe, au sein du bureau de Montréal et des bureaux internationaux. Ce que vous ferez Planifier et organiser les déplacements d’affaires : autorisations, réservations, logistique; Préparer et réviser les comptes de dépenses et faire les suivis nécessaires; Gérer l’agenda de certains membres de l’équipe en organisant des rencontres complexes, en gérant les conflits d’horaire et en assurant les suivis nécessaires; Effectuer des réservations et inscriptions variées qui nécessiteront des déplacements; Coordonner l’obtention de signatures de documents légaux via DocuSign et faire les suivis nécessaires; Procéder à la gestion de l’arrivée des nouveaux collègues et collaborer à leur intégration; Mettre à jour le calendrier des déplacements de l’équipe et des comités internes; Collaborer à la mise à jour des processus et procédures internes et participer à divers dossiers en collaborant avec les ressources de l’équipe administrative; Agir comme relève afin coordonner le comité aviseur Placement privés international; Remplacer les membres de l'équipe administrative lors d’absences ou les appuyer en périodes de pointes; Travailler avec aisance auprès de nos collaborateurs des bureaux de La Caisse à l’international. Ce qui vous distingue Esprit d'équipe et d’entraide; Rigueur et souci de la qualité; Sens développé de l’organisation, de la priorisation et du suivi; Autonomie et sens de l’initiative; Bonnes habiletés relationnelles et interpersonnelles; Discrétion, diplomatie et professionnalisme; Flexibilité et ouverture d’esprit. Ce que vous apportez Diplôme d’études collégiales en administration ou autres études pertinentes; Minimum de huit (8) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif; Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération; Fortes connaissances et intérêt pour les différents outils technologiques; Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et connaissance de l’application SharePoint, un atout; Excellente maitrise du français et de l’anglais*, tant à l’oral qu’à l’écrit. *Interactions fréquentes en anglais à l’oral et à l’écrit avec des employés de La Caisse basés dans un de nos 9 bureaux internationaux #LI-DNI Ce que nous offrons Rémunération globale concurrentielle avec régime de retraite à prestations déterminées et programme de coïnvestissement Programme complet de santé et d’épargne Opportunités de développement professionnel et de mobilité Conditions favorisant la conciliation travail–vie personnelle Environnement de travail d’exception Modèle de travail hybride : Présence de quatre (4) journées par semaine au bureau avec une banque annuelle de journée de télétravail modulable (incluant la possibilité de travailler à l’extérieur du Canada) Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue. La Caisse s’engage à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion. Elle offre des chances d’emploi égales à tous et toutes en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, soumettez votre candidature quand même! Veuillez écrire à santesecurite@lacaisse.com pour nous informer si votre situation actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement. Soyez assuré(e) que le motif de votre demande demeurera confidentiel. Si la mise en place d’une mesure d’adaptation nécessite l’implication de certaines personnes dans le processus de recrutement, celles-ci seront informées uniquement des mesures à appliquer, sans avoir accès aux renseignements concernant votre situation ni aux raisons sous-jacentes de la demande.

What you’ll do

The administrative assistant will support the International Private Placement team by managing complex travel logistics, agendas, and meeting coordination. They will also facilitate the onboarding of new employees and ensure the smooth operation of internal committees and administrative processes.

Requirements

Candidates must possess a college diploma in administration or a related field along with at least eight years of relevant administrative experience. Proficiency in the Microsoft Office suite and excellent command of both English and French are required.

Benefits

• Competitive total compensation • Defined benefit pension plan • Co-investment program • Health and savings program • Professional development opportunities • Mobility opportunities • Work-life balance support

Listed skills

• Teamwork · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Communication · Preferred
• Logistics · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Docusign · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Travel coordination
• Expense management
• Calendar management
• Logistics
• DocuSign
• Microsoft Office
• SharePoint
• Bilingualism
• Communication
• Organization
• Prioritization
• Diplomacy
• Professionalism
• Teamwork
• Process Improvement
• Coordinating
• Financial Services
• Administrative Support
• Administrative Functions
• Microsoft SharePoint
• Travel Arrangements
• Calendar Management
• Expense Management
• Bilingual (French/English)
• Corporate Travel Management
• Expense Reports
• International Business
• DocuSign (Software)
• Private Placement

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Management & Leadership
• Placement Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive