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Job summary

The Administrative Agent provides constant support to the office and patients, specifically managing the opening and follow-up of patient files. Responsibilities include processing documents via email and fax, managing waiting lists, and providing telephone support to patients.

Job details

MISSION Le Centre Métropolitain de Chirurgie s’adresse à une patientèle privée. Sa priorité consiste à assurer un haut niveau de qualité de soins et de services tout en répondant aux standards les plus élevés en matière de continuité des services de santé et de sécurité. Ses activités sont principalement les chirurgies d’affirmation de genre, mais aussi des chirurgies esthétiques électives et reconstructives, des chirurgies bariatriques par laparoscopie, des chirurgies urologiques et des chirurgies oto-rhino- laryngologiques. De plus, le CMC offre les soins requis par les chirurgies grâce à sa clinique pré et postopératoire, ses unités de soins et son personnel compétent à l’écoute des besoins de la patientèle. Description Ngénérale Du Poste L’agent·e administratif·ve apporte un soutien constant au bureau GrS et à la patientèle. Cette personne est responsable de l’ouverture et du suivi des dossiers des patient·es. Ses tâches nécessitent des connaissances techniques, un niveau élevé de confidentialité et une collaboration étroite avec les équipes dans la réalisation des divers mandats. Une approche patient·e par courriel et téléphonique très développée est de mise, et ce, en toute circonstance. Le travail d’équipe et le partage de l’information dans le respect des normes et niveaux de confidentialité sont requis en tout temps. Description Détaillée Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans Medesync ; Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans la plateforme Monarch ; Créer des dossiers électroniques et dossiers papiers ; Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie ; Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courrier ; Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courriel ; Traiter les notifications de la plateforme Monarch ; Répondre aux courriels info GrS ; Répondre aux courriels de correspondances ; Effectuer un soutien téléphonique aux patients·es ; Retourner les appels des patient·es dans un délai de 24-48 heures ; Remplacer les collègues de la réception GrS lors d'absence, de maladie ou de diner lorsque nécessaire ; Tenir la liste d’attente à jour ; Faire le suivi des documents manquants des dossiers ; Faire le suivi des ouvertures de dossiers de plus de trois mois ; Envoyer les pochettes trans aux nouveaux·lles patient·es ; Numériser les formulaires de justification des chirurgies de correction ; S’assurer que les dossiers sont complets et conformes avant de les soumettre à l’équipe préopératoire ; Vérifier les retours des pochettes par la poste ; Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande du·de la supérieur·e immédiat·e. EXIGENCES Expérience minimum d’une année dans un poste similaire Expérience dans un domaine médical, un atout Parfait bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais) afin de pouvoir communiquer avec notre patientèle francophone et anglophone Maîtrise de la suite Microsoft Office QUALITÉS REQUISES Respect des lois de confidentialité Autonomie Bonne gestion des priorités Dynamisme Capacité à travailler sous pression Capacité à travailler en équipe

What you’ll do

The Administrative Agent provides constant support to the office and patients, specifically managing the opening and follow-up of patient files. Responsibilities include processing documents via email and fax, managing waiting lists, and providing telephone support to patients.

Requirements

Candidates must have at least one year of experience in a similar role, with medical field experience being an asset. Perfect bilingualism in French and English and proficiency in Microsoft Office are required.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Office Suite · Preferred
• Priority Management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Patient File Management
• Bilingualism (French and English)
• Microsoft Office Suite
• Medical Record Keeping
• Customer Service
• Confidentiality
• Priority Management
• Data Entry
• Phone Support
• Medesync
• Monarch Platform

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Customer Service & Support